Konkurs ofert z zakresu działalności na rzecz dzieci i młodzieży, w tym wypoczynku letniego dzieci i młodzieży w 2023 roku.

Zarządzenie Nr 51/2023
Wójta Gminy Wejherowo

z dnia 09.05.2023 r.

w sprawie ogłoszenia otwartego konkursu ofert na realizację zadania publicznego Gminy Wejherowo z zakresu działalności na rzecz dzieci i młodzieży, w tym wypoczynku letniego dzieci i młodzieży w 2023 roku.

Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2023 r. poz. 40, 572) oraz art. 4 ust. 1 pkt 15, art. 11 ust. 1 pkt 1, art. 13 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. z 2023 r. poz. 571), w związku z Uchwałą Nr XLVIII/562/2022 Rady Gminy Wejherowo z dnia 23 listopada 2022 roku w sprawie uchwalenia rocznego programu współpracy Gminy Wejherowo z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie na rok 2023, zarządza się, co następuje:

• 1. 1. Ogłasza się otwarty konkurs ofert na wsparcie realizacji zadania publicznego Gminy Wejherowo z zakresu działalności na rzecz dzieci i młodzieży, w tym wypoczynku letniego dzieci i młodzieży w 2023 roku.

2. Rozstrzygnięcie otwartego konkursu ofert nastąpi bez zbędnej zwłoki.
3. Ogłoszenie o otwartym konkursie ofert stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia.

• 2. 1. Do konkursu mogą przystąpić organizacje pozarządowe oraz podmioty, które prowadzą działalność statutową w dziedzinie objętej konkursem i zamierzają realizować zadania na rzecz mieszkańców Gminy Wejherowo.

2. Wójt Gminy Wejherowo po zasięgnięciu opinii komisji konkursowej dokonuje w formie zarządzenia ostatecznego wyboru organizacji, które otrzymają dotację i ustala wysokość przyznanych dotacji

• 3. Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy.
• 4. Zarządzenie podlega ogłoszeniu w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Gminy Wejherowo, na stronie internetowej Urzędu Gminy Wejherowo – www.ugwejherowo.pl oraz tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu Gminy Wejherowo.
• 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik do zarządzenia nr 51/2023
Wójta Gminy Wejherowo
z dnia 09.05.2023 r.

OGŁOSZENIE OTWARTEGO KONKURSU OFERT DLA ORGANIZACJI POZARZĄDOWYCH

Wójt Gminy Wejherowo ogłasza otwarty konkurs ofert na realizację zadania publicznego Gminy Wejherowo z zakresu działalności na rzecz dzieci i młodzieży, w tym wypoczynku letniego dzieci i młodzieży w 2023 roku

1. Rodzaj wspieranego zadania publicznego Gminy Wejherowo i wysokość środków publicznych przeznaczonych na jego realizację w 2023 roku:
2. DZIAŁALNOŚĆ NA RZECZ DZIECI I MŁODZIEŻY, W TYM WYPOCZYNEK LETNI DZIECI I MŁODZIEŻY

Na realizację zadania publicznego w roku 2023  przeznacza się kwotę 26 000,00 zł

(słownie: dwadzieścia sześć tysięcy złotych 00/100)

Wysokość środków finansowych przeznaczonych na konkurs realizowany w:

–  2022 roku – 20 000,00 zł (słownie: dwadzieścia tysięcy złotych 00/100)

1. Warunki konkursu:
2. Zasady przyznawania dotacji.
3. W otwartym konkursie ofert mogą uczestniczyć organizacje pozarządowe oraz podmioty, które prowadzą działalność statutową w dziedzinie objętej konkursem i zamierzają realizować zadanie na rzecz mieszkańców Gminy Wejherowo.
4. Wysokość przyznanej dotacji może być niższa, niż wnioskowana w ofercie.
5. Zlecanie zadania publicznego odbędzie się tylko w formie wsparcia jego realizacji.
6. Złożenie oferty nie jest równoznaczne z zapewnieniem przyznania dotacji.
7. Podmiot, któremu przyznano dotację zobowiązany jest do złożenia przed zawarciem umowy:

– aktualizację przewidywanej kalkulacji kosztów (w przypadku przyznania dotacji w wysokości niższej niż wnioskowana w ofercie, a także w przypadku przyznania środków finansowych przez inny organ administracji, gdy oferent ubiegał się o dotację na realizację tego samego zadania),

– aktualizację harmonogramu i planu działań (jeśli termin rozpoczęcia zadania publicznego jest inny niż w ofercie).

6. Środki finansowe zostaną rozdzielone pomiędzy oferentów uprawnionych, których oferty będą wyłonione w drodze konkursu.
7. Dofinansowanie nie może przekraczać 80% całkowitych kosztów zadania
8. Termin i warunki realizacji zadania.
9. Zadanie musi być wykonane w roku 2023, przy czym początek wydatkowania przyznanych środków finansowych pochodzących z dotacji może nastąpić nie wcześniej niż od daty podpisania umowy, a zakończenie zadania musi nastąpić do dnia 30.09.2023 roku (sobota). Do rozliczenia kosztów zadania będą rozpatrywane tylko wydatki poniesione od daty podpisania umowy do końca terminu realizacji zadania.
10. Zadanie musi być zrealizowane z najwyższą starannością w zakresie opisanym w ofercie zgodnie      z zawartą umową oraz z obowiązującymi przepisami.

III. Termin i warunki składania ofert.

1. Oferty dotyczące wsparcia realizacji zadania publicznego Gminy Wejherowo w zakresie zadań objętych niniejszym konkursem należy złożyć w nieprzekraczalnym terminie do dnia 02.06.2023 r. (piątek) w Biurze Obsługi Klienta Urzędu Gminy Wejherowo, ul. Transportowa 1, 84-200 Wejherowo do godz. 14:00 – osobiście lub za pośrednictwem poczty (decyduje data wpływu do Urzędu Gminy Wejherowo).
2. Ofertę realizacji zadania publicznego należy sporządzić czytelnie i przejrzyście w formie papierowej według wzoru określonego w załączniku nr 1 do Rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu Do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057).
3. Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie. Na kopercie należy umieścić:

– pełną nazwę wnioskodawcy i jego adres lub pieczątkę organizacji,

– numer i rodzaj zadania publicznego (numer I, rodzaj zadania publicznego – działalność na rzecz dzieci i młodzieży, w tym wypoczynek letni dzieci i młodzieży)

– tytuł zadania publicznego, jakiego zamierza podjąć się wnioskodawca.

4. Oferta musi być złożona z następującymi wymaganymi załącznikami:
   1) kopia aktualnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego,

2) inny rejestr/ewidencja, zgodnie z aktualnym stanem faktycznym i prawnym- zaświadczenie o wpisie  Klubu Sportowego/UKS-u do ewidencji prowadzonej przez starostę, zawierające następujące informacje:

1. a) data wpisu i numer i numer ewidencyjny,
2. b) imiona i nazwiska oraz daty urodzenia członków komitetu założycielskiego,
3. c) nazwa, siedziba oraz adres klubu sportowego,
4. d) imiona, nazwiska i funkcje osób wchodzących w skład zarządu i organu kontroli wewnętrznej na kadencję,
5. e) informacje o statucie: data jego uchwalenia, data zmiany statutu,
6. f) dane osób upoważnionych do zaciągania zobowiązań majątkowych,
7. g) cel działania,
8. h) teren działania,
9. i) data wykreślenia klubu sportowego z ewidencji,
10. j) inne uwagi.

3) aktualny dokument określający cel i zadania podmiotu – statut,

4) w przypadku złożenia przez oferenta więcej niż jednej oferty dopuszcza się możliwość przedłożenia jednego kompletu załączników, przy czym do pozostałych ofert należy załączyć oświadczenie, do której oferty załączniki dostarczono.

1. Tryb i kryteria wyboru ofert oraz termin dokonania wyboru ofert.
2. Rozstrzygnięcie i ogłoszenie wyników otwartego konkursu ofert nastąpi bez zbędnej zwłoki po wyborze ofert.
3. Wszystkie złożone oferty będą podlegały weryfikacji, a także ocenie formalnej oraz merytorycznej przeprowadzonej w celu przedstawienia wstępnej propozycji podziału środków finansowych. Wyboru oferty dokonuje się w oparciu o następujące kryteria:

– formalne:

1) oferta została złożona w zamkniętej kopercie, na której umieszczono pełną nazwę oferenta, jego adres i tytuł zadania,

2) czy oferta została złożona terminowo i w odpowiednim miejscu,

3) czy oferta jest przedstawiona na formularzu wg obowiązującego wzoru,

4) czy zadanie mieści się w celach statutowych organizacji,

5) czy oferta została podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania podmiotu,

6) czy do oferty dołączone zostały wymagane załączniki,

7) czy formularz oferty został wypełniony w wymaganych polach.

– merytoryczne:

1) wykazana potrzeba realizacji zadania publicznego,

2) adresaci zadania, w tym ich opis i liczba,

3) planowane działania w zakresie realizacji zadania i ich spójność z celem,

4) spójność opisu działań z harmonogramem i kosztorysem,

5) realność kosztów i poprawność ich wyliczeń,

6) udział dotacji w całkowitych kosztach zadania,

7) ocena możliwości realizacji zadania publicznego przez podmiot,

8) planowany przez podmiot udział środków własnych lub środków pochodzących z innych źródeł na realizację zadania publicznego,

9) wkład rzeczowy, osobowy, w tym świadczenie wolontariuszy i prace społeczną członków,

10) doświadczenie w realizacji podobnych zadań oraz dotychczasowa współpraca organizacji z gminą Wejherowo,

11) posiadane zasoby kadrowe i rzeczowe,

12) analiza i ocena realizacji zleconych zadań publicznych w przypadku podmiotów, które w latach poprzednich realizowały zlecone zadania publiczne, biorąc pod uwagę rzetelność i terminowość oraz sposób rozliczenia otrzymanych na ten cel środków,

3. Konkurs rozstrzyga Wójt Gminy Wejherowo, który dokonuje wyboru ofert prawidłowo złożonych, najlepiej służących realizacji zadań w ramach zadań, o których mowa w ogłoszeniu. Oferty przed ostateczną decyzją Wójta Gminy Wejherowo opiniuje komisja konkursowa powołana przez Wójta. Wyniki konkursu zostaną podane do publicznej wiadomości w formie wykazu umieszczonego w Biuletynie Informacji Publicznej, na stronie internetowej www.ugwejherowo.pl oraz na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy Wejherowo.
4. Wójt unieważnia otwarty konkurs ofert, jeżeli nie złożono żadnej oferty lub jeżeli żadna z ofert nie spełnia wymogów zawartych w ogłoszeniu.
5. Środki finansowe zostaną rozdzielone pomiędzy podmioty uprawnione, których oferty będą wyłonione w drodze konkursu. Możliwe jest dofinansowanie więcej niż jednej oferty, dofinansowanie jednej oferty lub nie dofinansowanie żadnej z ofert.
6. Od rozstrzygnięcia konkursu w sprawie wyboru ofert i udzieleniu dotacji nie stosuje się trybu odwoławczego. Każdy oferent w terminie 30 dni od dnia ogłoszenia wyników konkursu, może żądać pisemnego uzasadnienia wyboru ofert lub odrzucenia oferty.
7. W przypadku, gdy suma dofinansowania zgłoszonych ofert przekracza wysokość środków przeznaczonych na wsparcie zadania Wójt zastrzega sobie możliwość proporcjonalnego zmniejszenia wielkości dofinansowania stosownie do posiadanych środków. W przypadku zaistnienia konieczności zmniejszenia kwoty dotacji w stosunku do wnioskowanej przez oferentów, nie będą oni związani złożonymi ofertami.
8. W konkursie nie będą brały udziały oferty, które:
   1) zostały złożone po terminie,
   2) zostały złożone przez oferenta nieuprawnionego do ubiegania się o dotację,
   3) są niezgodne z warunkami udziału w konkursie np. proponowane działania nie wchodzą w zakres konkursu,

4) są niekompletne i nieprawidłowo wypełnione.

1. Ogólne zasady realizacji zadań.
2. Szczegółowe i ostateczne warunki realizacji, finansowania i rozliczania zadania reguluje umowa pomiędzy Wójtem Gminy Wejherowo, a podmiotem otrzymującym dotację.
3. Warunkiem przekazania dotacji będzie zawarcie umowy z zachowaniem formy pisemnej według wzoru określonego w załączniku nr 3 do Rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu Do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057).
4. Podmiot dotowany po zakończeniu realizacji zadania publicznego zobowiązany jest do przedstawienia szczegółowego sprawozdania merytorycznego i finansowego z wykonania zadania w terminie wskazanym w umowie (30 dni). Sprawozdanie wypełnione w sposób czytelny powinno zostać złożone według wzoru określonego w załączniku nr 5 do Rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu Do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057).
5. Dokonywanie przesunięć w zakresie ponoszonych wydatków w trakcie realizacji zadania:

1) dopuszcza się dokonywania przesunięć pomiędzy poszczególnymi pozycjami kosztów, określonymi w kalkulacji przewidywanych kosztów w ofercie realizacji zadania, z zastrzeżeniem pkt 2-3

2) wysokość innych środków finansowych, wkładu osobowego i wkładu rzeczowego oferenta może się zmienić, o ile nie zmniejszy się udział tych środków w stosunku do wydatkowanej kwoty dotacji

3) procentowy udział dotacji w całkowitym koszcie zadania nie może zwiększyć się o więcej niż 10%

5. Podmiot, który otrzyma dotację z budżetu Gminy Wejherowo jest zobowiązany do dostarczenia na wezwanie przez pracownika nadzorującego merytorycznie wykonywanie zadania:

1) zapłaconych dokumentów finansowo-księgowych dokumentujących pokrycie kosztów z dotacji przekazanej przez Urząd Gminy Wejherowo,

2) zapłaconych dokumentów finansowo księgowych dokumentujących pokrycie kosztów ze środków własnych i innych niż przekazana dotacja przez Urząd Gminy Wejherowo,

3) imiennego wykazu osób biorących udział w zadaniu publicznym,

4) materiałów dokumentujących działania faktycznie podjęte przy realizacji zadania (np. listy uczestników projektu).

6. Stwierdzone uchybienia w realizacji wspieranych zadań wpływają na ogólną ocenę zleceniobiorcy przy wspieraniu i przy udzielaniu środków finansowych w kolejnych latach.
7. Nierozliczenie się w terminie lub brak dokonania zwrotu środków finansowych z poprzednich umów z danym oferentem skutkuje nie rozpatrywaniem złożonej oferty w konkursie.
8. Warunkiem rozliczenia dotacji jest zaakceptowanie złożonego sprawozdania przez Wójta Gminy Wejherowo.